Politiques de confidentialité

Politique de confidentialité — 1642 Capital

La présente politique de protection des renseignements personnels (la « Politique ») est évolutive et sujette à changement. 1642 Capital Inc. (« 1642 Capital »), une entité du Groupe financier Brightstone, se réserve le droit d’apporter des modifications à cette Politique afin de répondre le plus adéquatement possible à l’évolution de ses besoins.

Veuillez noter que le genre masculin est employé uniquement afin d’alléger le texte; il désigne aussi bien les femmes que les hommes. En outre, le singulier comprend le pluriel, et vice versa, à moins que le contexte ne s’y oppose.

OBJET DE LA POLITIQUE

1642 Capital accorde la plus grande importance à la protection des renseignements personnels de ses clients et employés actuels, anciens ou futurs, selon le cas (« vous »). Ainsi, 1642 Capital souhaite s’assurer de l’exactitude, la sécurité et la confidentialité de ces renseignements personnels, en conformité avec les lois, règlements et principaux guides et lignes directrices applicables en la matière au Québec et au Canada (le « Droit applicable »), là où se situe le siège social du Groupe financier Brightstone, dont fait partie 1642 Capital. Dans le cas où le Règlement européen sur la protection des données à caractère personnel (le « RGPD ») s’applique au traitement de certains renseignements personnels effectué par 1642 Capital et les entités du Groupe financier Brightstone, un tel traitement est effectué en conformité au RGPD.

La présente Politique décrit la manière dont 1642 Capital collecte, traite, utilise, conserve et communique les renseignements personnels. Elle s’applique à toutes les divisions, filiales ou autres entités de 1642 Capital et du Groupe financier Brightstone au Canada et à l’étranger, dans la mesure où le Droit applicable le permet. En conséquence, toute référence à 1642 Capital se veut également une référence à chacune et à l’ensemble des entités au sein du Groupe financier Brightstone, sauf si le contexte s’y oppose.

1. INTERPRÉTATION

Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, soit pris seul ou en combinaison avec d’autres renseignements disponibles, de l’identifier.

2. RESPONSABILITÉ RELATIVE AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1642 Capital est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers aux fins de traitement et à des fins administratives.

Aux termes du RGPD, 1642 Capital est le responsable de traitement des renseignements personnels assujettis au RGPD, et ce pour tous les traitements effectués par les entités du Groupe financier Brightstone.

Aux termes de la Loi sur le Protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « LPRPSP »), 1642 Capital a délégué son rôle de responsable de la protection des renseignements personnels (« Responsable PRP ») à la direction des affaires juridiques et des ressources humaines. Le Responsable PRP est responsable de l’application de cette Politique au sein de 1642 Capital et devra veiller notamment à la réalisation des tâches suivantes:

(i) Approuver les politiques et pratiques en matière de renseignements personnels que 1642 Capital doit établir et mettre en œuvre;

(ii) Lorsqu’applicable, participer aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (« EFVP ») concernant certains systèmes d’information ou de prestation électronique de services et suggérer des mesures afin d’assurer la protection des renseignements personnels traitées dans le cadre de ces systèmes;

(iii) Consigner toute communication (faite sans consentement) à une entreprise ou organisme public susceptible de diminuer le préjudice causé par un incident de confidentialité et prendre part à l’évaluation du préjudice causé par un incident de confidentialité;

(iv) Recevoir et répondre aux demandes d’accès et de rectification ainsi qu’aux demandes liées à la portabilité des données et au droit à l’oubli;

(v) Traiter toute autre demande d’exercice des droits individuels prévu par la législation applicable.

Les coordonnées permettant de joindre le Responsable PRP sont indiquées à la section 11 de la présente Politique.

3. CONSENTEMENT À LA COLLECTE, L’UTILISATION ET LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1642 Capital s’abstient de recueillir, d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels d’un particulier à l’insu de celui-ci et sans avoir dûment obtenu son consentement, sauf dans les cas autorisés ou requis par le Droit applicable. En fournissant à 1642 Capital des renseignements personnels, vous autorisez 1642 Capital à recueillir, utiliser et communiquer les renseignements personnels vous concernant, le tout conformément à la présente Politique et spécifiquement aux fins indiquées ou implicites dans celle-ci ou au moment de la collecte, selon le cas. 1642 Capital vous demandera un consentement supplémentaire avant d’utiliser vos renseignements personnels à des fins autres que celles visées par votre consentement initial.

Notamment, vous consentez à ce que ces renseignements soient utilisés et communiqués par ou à toutes divisions, filiales ou autres entités du Groupe financier Brightstone, lesquelles sont également assujetties à la présente Politique. Enfin, vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales et modalités contractuelles applicables, et d’un préavis raisonnable. Cependant, sans consentement, 1642 Capital pourrait ne plus être en mesure de fournir ou de continuer à fournir certains des services, le cas échéant.

4. LA COLLECTE ET L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

a. PRINCIPES GÉNÉRAUX ET EXEMPLES DE RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS

1642 Capital recueille toujours les renseignements personnels par des moyens légaux. Dans la mesure du possible et s’il y a lieu, 1642 Capital recueille les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, mais il est possible que 1642 Capital puisse recueillir et utiliser des renseignements personnels sur une personne qui proviennent d’un tiers lorsque la personne concernée ou le Droit applicable l’autorise. Notamment, 1642 Capital pourrait obtenir des renseignements vous concernant auprès de sources comme des institutions financières, des compagnies d’assurance, des organismes ou des registres gouvernementaux, des comptables ou d’autres conseillers professionnels et des bureaux de crédit, avec votre consentement. Dans tous les cas, la collecte de renseignements personnels par 1642 Capital se limite à ce qui est nécessaire aux fins indiquées ou implicites dans la présente Politique ou au moment de la collecte.

Les renseignements personnels recueillis par 1642 Capital comprennent notamment le nom, l’adresse personnelle ou professionnelle, le numéro de téléphone personnel ou professionnel, l’adresse courriel personnelle ou professionnelle, des renseignements financiers, des renseignements concernant la facturation et le compte, ainsi que tout autre renseignement nécessaire afin de fournir au mieux des conseils et services en fonction des demandes du client, afin d’établir, de maintenir et de gérer une relation d’emploi, ou afin d’atteindre toute autre fin indiquée ou implicite dans cette Politique ou au moment de la collecte, selon le cas.

b. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE

1642 Capital procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (« EFVP ») pour tout projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels. L’EFVP est proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support.

c. LES FINALITÉS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sous réserve du Droit applicable, 1642 Capital détermine et vous indique toujours les fins auxquelles elle recueille des renseignements personnels, avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Dans le cadre de ses activités, 1642 Capital recueille notamment des renseignements personnels aux fins d’administrer et d’exploiter son entreprise et de gérer ses activités, y compris le respect des obligations contractuelles et la vérification de ses opérations; de desservir ses clients et fournir des services de conseil en gestion de patrimoine, y compris l’administration des comptes des clients, ou d’autres services que les clients ont accepté de recevoir de la part de 1642 Capital; d’établir, de maintenir et de gérer des relations commerciales; de présenter des offres de services; de recruter des sous-traitants et employés; de préserver la sécurité de ses installations et celle de ses clients, employés et tiers; de détecter et prévenir la négligence, la fraude et le vol; de traiter les demandes relatives aux renseignements et y répondre; et de se conformer au Droit applicable, y compris en matière d’identification et de vérification des clients.

1642 Capital recueille et utilise aussi des renseignements personnels pour l’envoi d’un bulletin mensuel d’information sur les services qu’elle offre, l’annonce d’événements spéciaux, la communication d’information générale d’intérêt et pour l’envoi d’invitations à des événements sociaux en lien avec ses activités, le tout conformément au Droit applicable.

En matière d’embauche et d’emploi, des renseignements personnels peuvent notamment être recueillis par 1642 Capital avant toute embauche dans le but d’effectuer une vérification générale de vos antécédents, puis lors de votre embauche pour nous permettre de nous conformer aux exigences légales en tant qu’employeur. Tous ces renseignements sont consignés dans le dossier de l’employé, avec les documents que ce dernier a rempli à son arrivée chez 1642 Capital, tel que décrit dans le Manuel de l’employé. 1642 Capital peut utiliser vos renseignements dans le cadre de votre lien d’emploi et pour toutes autres exigences légales afférentes.

d. SITE INTERNET — TÉMOINS DE CONNEXION (COOKIES), LISTE DE CONTACT ET BULLETIN MENSUEL

1642 Capital peut également recueillir des renseignements auprès des utilisateurs de la section du site Internet du Groupe financier Brightstone dédiée à 1642 Capital (brightstonefinancial.ca) au moyen de témoins de connexion (cookies) ou de technologies similaires, notamment lors de visites sur le site Internet.

Les témoins de connexion sont des fichiers permettant de stocker des renseignements sur votre disque dur ou navigateur Web. Cela permet à un site Internet d’identifier l’ordinateur et de recueillir certaines informations pertinentes aux fins de la connexion et de la navigation du site (comme le type de navigateur, l’adresses IP et le système d’exploitation utilisés par un visiteur) et, par la suite, de reconnaître et de suivre cet ordinateur sur le site, de compiler des statistiques d’utilisation et d’établir des historiques de navigation, y compris les noms de domaine et pages visitées, les courriels lus ainsi que d’autres renseignements.

1642 Capital recueille et se sert de certaines données, notamment les adresses IP, le nombre de fois que le site Internet a été vu et les habitudes de consultation des utilisateurs du site, pour exercer ses activités, promouvoir ses services et faire le suivi du rendement du site, l’administrer de façon plus efficace et l’améliorer au besoin.

À moins que le navigateur soit configuré de manière à bloquer les témoins de connexion, le système de 1642 Capital sauvegardera des témoins de connexion sur l’ordinateur d’un utilisateur lorsqu’il visite le site Internet. En allant sur le site Internet, vous consentez à ce que 1642 Capital utilise les témoins de connexion aux fins décrites ci-dessus.

En remplissant le formulaire d’abonnement aux communications de 1642 Capital figurant sur le site Internet, vous consentez à ce que les données personnelles saisies lors de votre inscription soient traitées par 1642 Capital. L’adresse courriel ou toute autre donnée personnelle que vous saisissez dans le formulaire d’inscription seront enregistrées sur les serveurs informatiques de 1642 Capital au Canada et transmises à la plateforme en ligne Cyberimpact, aux fins suivantes :

• Intégrer la liste de contact de 1642 Capital, afin de recevoir des communications relatives notamment, à des évènements, activités ou formations proposées;
• Intégrer la liste de destinataires du bulletin mensuel de 1642 Capital.

Vous avez la possibilité de vous retirer de la liste de contact ou de vous désabonner du bulletin mensuel en tout temps.

5. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1642 Capital utilise et communique des renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ceux-ci ont été recueillis, sauf avec le consentement requis ou en conformité avec le Droit applicable. 1642 Capital s’engage en outre à limiter la divulgation et l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes qui en ont besoin aux fins visées. 1642 Capital ne divulguera vos renseignements personnels à des tiers qu’aux fins indiquées ou implicites dans la présente Politique ou au moment de la collecte, avec votre consentement exprès ou autrement lorsque le Droit applicable l’exige ou l’autorise. Notamment, 1642 Capital pourrait partager les renseignements personnels avec des tiers de confiance pour :

• Impartir un ou plusieurs des services offerts par 1642 Capital;
• Établir, maintenir et gérer la relation entre vous et 1642 Capital (y compris la gestion d’un lien d’emploi entre vous et 1642 Capital et des obligations légales afférentes, selon le cas);
• Confirmer ou mettre à jour des renseignements fournis au préalable;
• L’envoi de courrier par la poste et de courriels afin de communiquer avec vous à titre d’employé ou de client de 1642 Capital, selon le cas. Il peut également s’agir de communications renfermant des informations sur les produits et services de 1642 Capital, des événements ou d’autres sujets importants, suivant une demande de votre part ou de votre consentement à recevoir des communications à cette fin;
• Assurer la prestation du service à la clientèle et des services en matière de marketing;
• Pour toute finalité signalée dans la présente Politique et toute autre finalité que 1642 Capital signalera, au plus tard au moment où les renseignements seront recueillis.

Conformément à sa Politique, 1642 Capital veillera à ce que les tiers avec qui elle fait affaires et à qui elle fournit des renseignements personnels ou confidentiels, garantissent eux aussi de façon au moins équivalente à 1642 Capital, que toutes les mesures techniques et organisationnelles assurant la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des renseignements qu’ils détiennent pour le compte de 1642 Capital ont été prises.

a. SOUS-TRAITANTS

Lorsque 1642 Capital impartit ou délègue le traitement de renseignements personnels à des tiers fournisseurs (des « Sous-traitants »), pour son compte, elle s’assure de le faire conformément au Droit applicable et, lorsqu’il s’applique, au RGPD.

En outre, lorsqu’un projet d’impartition comprend l’acquisition, le développement ou la refonte d’un système d’information ou d’une prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels par un Sous-traitant pour le compte de 1642 Capital, celle-ci procédera à une EFVP.

Le traitement de renseignements personnels par un Sous-traitant est sujet à un contrat écrit comprenant les mesures que le Sous-traitant doit prendre pour assurer:

• la protection du caractère confidentiel du renseignement personnel communiqué par 1642 Capital;
• que ce renseignement ne soit utilisé que dans le cadre de l’exécution du contrat;
• que le Sous-traitant ne conserve pas les renseignements personnels après l’expiration du contrat, à moins d’exigences légales ou réglementaires contraires qui lui sont applicables.

Les catégories de Sous-traitants sont les suivantes :

• Entités du Groupe financier Brightstone.
• Fournisseurs et prestataires de services : les fournisseurs de services d’infrastructure et de TI, les prestataires de services en finance, comptabilité et fiscalité, les auditeurs, les consultants qui fournissent à 1642 Capital un soutien en matière de marketing, et des prestataires ou des sites externes où 1642 Capital héberge des conférences, des événements ou d’autres réunions. Vos renseignements personnels sont uniquement transmis dans le but d’accomplir des tâches ou des fonctions spécifiques confiées par 1642 Capital à ces destinataires et selon les instructions de celle-ci. 1642 Capital exige de ces Sous-traitants qu’ils fournissent une sécurité raisonnable pour assurer la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont communiqués, y compris contre tout accès ou utilisation non autorisé de ces renseignements personnels, ainsi que contre la perte ou la suppression accidentelle de ces renseignements. En outre, l’accès aux données des clients est strictement limité et la confidentialité la plus stricte est appliquée à ces données dans le respect des règles professionnelles applicables à 1642 Capital et aux entités du Groupe financier Brightstone.
• Institutions financières : banques, banques dépositaires, fonds de placement, fonds d’investissements, gestionnaires de fonds. Les renseignements personnels sont uniquement transmis dans un but d’opérations bancaires, comptable et de paiements et/ou dans la mesure nécessaire à la fourniture de nos services à nos clients.

b. COMMUNICATIONS ET HÉBERGEMENT À L’INTERNATIONAL

Les renseignements personnels recueillis par 1642 Capital peuvent transiter par des serveurs à l’extérieur du Québec et du Canada, être transmis à une destination située à l’extérieur du Québec et du Canada et y être stockés. Ces renseignements peuvent également être traités par du personnel qui travaille à l’extérieur du Québec et du Canada et qui travaille pour 1642 Capital, ses partenaires ou ses fournisseurs. Veuillez noter que lorsque le traitement de renseignements personnels est imparti à une entreprise dans un autre pays, ces renseignements peuvent être mis à la disposition du gouvernement de ce pays ou de ses organismes en vertu d’une ordonnance légale rendue dans ledit pays. En transmettant des renseignements personnels, vous consentez aux activités de transfert, de stockage et de traitement décrites aux présentes.

Dans tous les cas, nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour assurer que vos renseignements personnels seront traités en toute sécurité et conformément à la présente politique et au Droit applicable.

À cet effet, tout transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec devra au préalable faire l’objet d’une EFVP par 1642 Capital, qui tient compte des facteurs suivants :

• la sensibilité des renseignements,
• la finalité de leur utilisation,
• les mesures de protection, y compris contractuelles, qui s’y appliqueront, et
• le régime juridique applicable dans l’État de réception, notamment les principes de protection des renseignements personnels qui y sont applicables.

6. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels sont conservés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs contrôlés par 1642 Capital dans ses bureaux de Montréal ou de Lausanne, ou dans les bureaux des fournisseurs de services de 1642 Capital, lesquels souscrivent également à des engagements à l’égard de la sécurité, de l’intégrité et de la confidentialité de l’information qui leur est confiée, tel qu’indiqué dans la présente Politique.

1642 Capital conserve les renseignements personnels tant et aussi longtemps qu’elle en a raisonnablement besoin aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou en conformité avec le Droit applicable et sa Politique de gestion documentaire.

7. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1642 Capital utilise des mesures de sécurité administratives, technologiques, matérielles et organisationnelles correspondant au degré de sensibilité des renseignements personnels et dans tous les cas, requises au regard des circonstances, afin d’en protéger l’accès et de garantir leur sécurité, intégrité et confidentialité en tout temps.

Notamment, 1642 Capital a mis en place des politiques et des procédures pour protéger les renseignements personnels contre la perte, l’accès, les modifications ou la communication non autorisés. De plus, ses locaux sont sécurisés et 1642 Capital a mis en place des mesures de protection technologiques, tels que des logiciels de sécurité, des mots de passe et des pares-feux pour empêcher l’accès non autorisé aux ordinateurs. 1642 Capital utilise des technologies réseaux conformes aux normes de l’industrie ainsi que des systèmes de protection par mot de passe, et collabore avec des partenaires spécialisés en sécurité informatique afin de veiller à cette conformité et prévoir l’évolution de ces technologies.

Toutefois, même si 1642 Capital prend toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour s’assurer que les renseignements personnels soient traités en toute sécurité et conformément à la présente Politique, il n’existe aucun mode de transmission ou de conservation de l’information dont la sécurité est infaillible. Ainsi, 1642 Capital ne peut offrir aucune garantie de résultat à l’égard de la sécurité, confidentialité et intégrité des renseignements qu’elle a en sa possession. De même, elle ne peut entièrement garantir la sécurité et confidentialité des communications électroniques. En outre, dans la mesure où vos consentez à recevoir des communications électroniques de 1642 Capital, vous consentez également à ce qu’elles puissent être non chiffrées.

En cas d’incidents de confidentialité (tel que ce terme est défini par la LPRPSP), la Procédure d’intervention en cas d’incident de confidentialité sera appliquée.

8. ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sous réserve du Droit applicable, sur demande d’un particulier soumise par écrit conformément à la section 11, le Responsable PRP lui indiquera si 1642 Capital possède des renseignements personnels à son sujet et transmettra, selon le cas, un résumé de l’utilisation qui a été ou qui est faite des renseignements, communiquera au particulier l’identité des tiers à qui elle peut avoir communiqué des renseignements personnels le concernant et les fins auxquelles ces renseignements sont transmis au tiers, le cas échéant. Les exigences spécifiques prévues par le RGPD demeurent réservées.

Le Responsable PRP accusera réception de la demande par écrit et pourra demander une confirmation d’identité avant de fournir des renseignements. En principe, l’accès aux renseignements sera fourni gratuitement, mais, si la demande requiert une copie ou une transmission de documents, le Responsable PRP pourra exiger des frais raisonnables en informant du montant à l’avance et en donnant la possibilité de retirer la demande. Le Responsable PRP permettra l’accès aux renseignements dans les 30 jours suivant la réception de la demande ou fournira un avis écrit avisant qu’un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à la demande.

1642 Capital peut refuser l’accès à ses renseignements conformément au Droit applicable, auquel cas 1642 Capital vous en avisera par écrit, vous fournira des explications sur la motivation de son refus et vous indiquera les autres mesures disponibles.

Nonobstant ce qui précède, pour les employés de 1642 Capital, l’accès au dossier se fera conformément à la procédure décrite dans le Manuel de l’employé qui a été remis lors de l’embauche.

9. EXACTITUDE, MISE À JOUR ET DEMANDES DE RECTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1642 Capital déploie des efforts raisonnables pour veiller à ce que les renseignements personnels recueillis soient aussi exacts et complets que l’exigent les fins auxquelles ceux-ci sont utilisés.

Dans l’hypothèse où les renseignements que vous nous avez fournis viendraient à changer, ou que vous constatez une inexactitude dans le cadre du processus d’accès prévu à la section 9, veuillez communiquer avec le Responsable PRP conformément à la section 11 (ou conformément à la procédure décrite dans le Manuel de l’employé si vous êtes un employé).

Lorsque le RGPD s’applique au traitement effectué par 1642 Capital de vos renseignements personnels, vous bénéficiez des droits spécifiques suivants : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement, droit à la limitation du traitement, droit d’opposition, droit à la portabilité des données, droit d’introduire une réclamation à l’autorité compétente.

10. MODIFICATIONS ET MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

Dans le cas où 1642 Capital modifie la présente Politique, elle affichera les changements sur le site Internet du Groupe financier Brightstone (brightstonefinancial.ca) et en avisera par écrit ses employés et ses clients. En continuant de fournir vos renseignements personnels, ou d’utiliser les services de 1642 Capital ou le site Internet, vous consentez à la Politique dans sa version alors en vigueur.

La Politique sera revue périodiquement afin de s’assurer qu’elle demeure conforme au Droit applicable et qu’elle soit toujours exercée dans le meilleur intérêt de 1642 Capital, de ses employés et de ses clients.

11. NOS COORDONNÉES ET REPRÉSENTANTS

Pour toute question concernant la présente Politique ou les pratiques de gestion des renseignements personnels de 1642 Capital, pour accéder ou faire rectifier des renseignements personnels, pour modifier ou retirer tout consentement concernant l’utilisation ou la communication de renseignements personnels, pour ne plus recevoir de communication électronique de notre part, pour déposer une plainte, ou pour tout autre exercice de vos droit en matière de protection des renseignement personnels et de la vie privée, veuillez communiquer par écrit avec notre Responsable PRP à l’adresse suivante : dataprotection@1642capital.ca.

Politique de confidentialité — Société de fiducie Brightstone

La présente politique de protection des renseignements personnels (la « Politique ») est évolutive et sujette à changement. La Société de fiducie Brightstone Inc. (« la Société de fiducie Brightstone »), une entité du Groupe financier Brightstone, se réserve le droit d’apporter des modifications à cette Politique afin de répondre le plus adéquatement possible à l’évolution de ses besoins.

Veuillez noter que le genre masculin est employé uniquement afin d’alléger le texte; il désigne aussi bien les femmes que les hommes. En outre, le singulier comprend le pluriel, et vice versa, à moins que le contexte ne s’y oppose.

OBJET DE LA POLITIQUE

La Société de fiducie Brightstone accorde la plus grande importance à la protection des renseignements personnels de ses clients et employés actuels, anciens ou futurs, selon le cas (« vous »). Ainsi, la Société de fiducie Brightstone souhaite s’assurer de l’exactitude, la sécurité et la confidentialité de ces renseignements personnels, en conformité avec les lois, règlements et principaux guides et lignes directrices applicables en la matière au Québec et au Canada (le « Droit applicable »), là où se situe le siège social du Groupe financier Brightstone, dont fait partie la Société de fiducie Brightstone. Dans le cas où le Règlement européen sur la protection des données à caractère personnel (le « RGPD ») s’applique au traitement de certains renseignements personnels effectué par la Société de fiducie Brightstone et les entités du Groupe financier Brightstone, un tel traitement est effectué en conformité au RGPD.

La présente Politique décrit la manière dont la Société de fiducie Brightstone collecte, traite, utilise, conserve et communique les renseignements personnels. Elle s’applique à toutes les divisions, filiales ou autres entités de la Société de fiducie Brightstone et du Groupe financier Brightstone au Canada et à l’étranger, dans la mesure où le Droit applicable le permet. En conséquence, toute référence à la Société de fiducie Brightstone se veut également une référence à chacune et à l’ensemble des entités au sein du Groupe financier Brightstone, sauf si le contexte s’y oppose.

1. INTERPRÉTATION

Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, soit pris seul ou en combinaison avec d’autres renseignements disponibles, de l’identifier.

2. RESPONSABILITÉ RELATIVE AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Société de fiducie Brightstone est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers aux fins de traitement et à des fins administratives.

Aux termes du RGPD, la Société de fiducie Brightstone est le responsable de traitement des renseignements personnels assujettis au RGPD, et ce pour tous les traitements effectués par les entités du Groupe financier Brightstone.

Aux termes de la Loi sur le Protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « LPRPSP »), la Société de fiducie Brightstone a délégué son rôle de responsable de la protection des renseignements personnels (« Responsable PRP ») à la direction des affaires juridiques et des ressources humaines. Le Responsable PRP est responsable de l’application de cette Politique au sein de la Société de fiducie Brightstone et devra veiller notamment à la réalisation des tâches suivantes:

(i) Approuver les politiques et pratiques en matière de renseignements personnels que la Société de fiducie Brightstone doit établir et mettre en œuvre;

(ii) Lorsqu’applicable, participer aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (« EFVP ») concernant certains systèmes d’information ou de prestation électronique de services et suggérer des mesures afin d’assurer la protection des renseignements personnels traitées dans le cadre de ces systèmes;

(iii) Consigner toute communication (faite sans consentement) à une entreprise ou organisme public susceptible de diminuer le préjudice causé par un incident de confidentialité et prendre part à l’évaluation du préjudice causé par un incident de confidentialité;

(iv) Recevoir et répondre aux demandes d’accès et de rectification ainsi qu’aux demandes liées à la portabilité des données et au droit à l’oubli;

(v) Traiter toute autre demande d’exercice des droits individuels prévu par la législation applicable.

Les coordonnées permettant de joindre le Responsable PRP sont indiquées à la section 11 de la présente Politique.

3. CONSENTEMENT À LA COLLECTE, L’UTILISATION ET LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Société de fiducie Brightstone s’abstient de recueillir, d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels d’un particulier à l’insu de celui-ci et sans avoir dûment obtenu son consentement, sauf dans les cas autorisés ou requis par le Droit applicable. En fournissant à la Société de fiducie Brightstone des renseignements personnels, vous autorisez la Société de fiducie Brightstone à recueillir, utiliser et communiquer les renseignements personnels vous concernant, le tout conformément à la présente Politique et spécifiquement aux fins indiquées ou implicites dans celle-ci ou au moment de la collecte, selon le cas. La Société de fiducie Brightstone vous demandera un consentement supplémentaire avant d’utiliser vos renseignements personnels à des fins autres que celles visées par votre consentement initial.

Notamment, vous consentez à ce que ces renseignements soient utilisés et communiqués par ou à toutes divisions, filiales ou autres entités du Groupe financier Brightstone, lesquelles sont également assujetties à la présente Politique. Enfin, vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales et modalités contractuelles applicables, et d’un préavis raisonnable. Cependant, sans consentement, la Société de fiducie Brightstone pourrait ne plus être en mesure de fournir ou de continuer à fournir certains des services, le cas échéant.

4. LA COLLECTE ET L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

a. PRINCIPES GÉNÉRAUX ET EXEMPLES DE RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS

La Société de fiducie Brightstone recueille toujours les renseignements personnels par des moyens légaux. Dans la mesure du possible et s’il y a lieu, la Société de fiducie Brightstone recueille les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, mais il est possible que la Société de fiducie Brightstone puisse recueillir et utiliser des renseignements personnels sur une personne qui proviennent d’un tiers lorsque la personne concernée ou le Droit applicable l’autorise. Notamment, la Société de fiducie Brightstone pourrait obtenir des renseignements vous concernant auprès de sources comme des institutions financières, des compagnies d’assurance, des organismes ou des registres gouvernementaux, des comptables ou d’autres conseillers professionnels et des bureaux de crédit, avec votre consentement. Dans tous les cas, la collecte de renseignements personnels par la Société de fiducie Brightstone se limite à ce qui est nécessaire aux fins indiquées ou implicites dans la présente Politique ou au moment de la collecte.

Les renseignements personnels recueillis par la Société de fiducie Brightstone comprennent notamment le nom, l’adresse personnelle ou professionnelle, le numéro de téléphone personnel ou professionnel, l’adresse courriel personnelle ou professionnelle, des renseignements financiers, des renseignements concernant la facturation et le compte, ainsi que tout autre renseignement nécessaire afin de fournir au mieux des conseils et services en fonction des demandes du client, afin d’établir, de maintenir et de gérer une relation d’emploi, ou afin d’atteindre toute autre fin indiquée ou implicite dans cette Politique ou au moment de la collecte, selon le cas.

b. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE

La Société de fiducie Brightstone procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (« EFVP ») pour tout projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels. L’EFVP est proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support.

c. LES FINALITÉS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sous réserve du Droit applicable, la Société de fiducie Brightstone détermine et vous indique toujours les fins auxquelles elle recueille des renseignements personnels, avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Dans le cadre de ses activités, la Société de fiducie Brightstone recueille notamment des renseignements personnels aux fins d’administrer et d’exploiter son entreprise et de gérer ses activités, y compris le respect des obligations contractuelles et la vérification de ses opérations; de desservir ses clients et fournir des services d’administration fiduciaire et de garde de valeurs, y compris l’administration des comptes des clients, ou d’autres services que les clients ont accepté de recevoir de la part de la Société de fiducie Brightstone; d’établir, de maintenir et de gérer des relations commerciales; de présenter des offres de services; de recruter des sous-traitants et employés; de préserver la sécurité de ses installations et celle de ses clients, employés et tiers; de détecter et prévenir la négligence, la fraude et le vol; de traiter les demandes relatives aux renseignements et y répondre; et de se conformer au Droit applicable, y compris en matière d’identification et de vérification des clients.

La Société de fiducie Brightstone recueille et utilise aussi des renseignements personnels pour l’envoi d’un bulletin mensuel d’information sur les services qu’elle offre, l’annonce d’événements spéciaux, la communication d’information générale d’intérêt et pour l’envoi d’invitations à des événements sociaux en lien avec ses activités, le tout conformément au Droit applicable.

En matière d’embauche et d’emploi, des renseignements personnels peuvent notamment être recueillis par la Société de fiducie Brightstone avant toute embauche dans le but d’effectuer une vérification générale de vos antécédents, puis lors de votre embauche pour nous permettre de nous conformer aux exigences légales en tant qu’employeur. Tous ces renseignements sont consignés dans le dossier de l’employé, avec les documents que ce dernier a rempli à son arrivée, tel que décrit dans le Manuel de l’employé. La Société de fiducie Brightstone peut utiliser vos renseignements dans le cadre de votre lien d’emploi et pour toutes autres exigences légales afférentes.

d. SITE INTERNET — TÉMOINS DE CONNEXION (COOKIES), LISTE DE CONTACT ET BULLETIN MENSUEL

La Société de fiducie Brightstone peut également recueillir des renseignements auprès des utilisateurs de la section du site Internet du Groupe financier Brightstone dédiée à la Société de fiducie (brightstonefinancial.ca) au moyen de témoins de connexion (cookies) ou de technologies similaires, notamment lors de visites sur le site Internet.

Les témoins de connexion sont des fichiers permettant de stocker des renseignements sur votre disque dur ou navigateur Web. Cela permet à un site Internet d’identifier l’ordinateur et de recueillir certaines informations pertinentes aux fins de la connexion et de la navigation du site (comme le type de navigateur, l’adresses IP et le système d’exploitation utilisés par un visiteur) et, par la suite, de reconnaître et de suivre cet ordinateur sur le site, de compiler des statistiques d’utilisation et d’établir des historiques de navigation, y compris les noms de domaine et pages visitées, les courriels lus ainsi que d’autres renseignements.

La Société de fiducie Brightstone recueille et se sert de certaines données, notamment les adresses IP, le nombre de fois que le site Internet a été vu et les habitudes de consultation des utilisateurs du site, pour exercer ses activités, promouvoir ses services et faire le suivi du rendement du site, l’administrer de façon plus efficace et l’améliorer au besoin.

À moins que le navigateur soit configuré de manière à bloquer les témoins de connexion, le système de la Société de fiducie Brightstone sauvegardera des témoins de connexion sur l’ordinateur d’un utilisateur lorsqu’il visite le site Internet. En allant sur le site Internet, vous consentez à ce que la Société de fiducie Brightstone utilise les témoins de connexion aux fins décrites ci-dessus.

En remplissant le formulaire d’abonnement aux communications de la Société de fiducie Brightstone figurant sur le site Internet, vous consentez à ce que les données personnelles saisies lors de votre inscription soient traitées par la Société de fiducie Brightstone. L’adresse courriel ou toute autre donnée personnelle que vous saisissez dans le formulaire d’inscription seront enregistrées sur les serveurs informatiques de la Société de fiducie Brightstone au Canada et transmises à la plateforme en ligne Cyberimpact, aux fins suivantes :

• Intégrer la liste de contact de la Société de fiducie Brightstone, afin de recevoir des communications relatives notamment, à des évènements, activités ou formations proposées;
• Intégrer la liste de destinataires du bulletin mensuel de la Société de fiducie Brightstone.

Vous avez la possibilité de vous retirer de la liste de contact ou de vous désabonner du bulletin mensuel en tout temps.

5. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Société de fiducie Brightstone utilise et communique des renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ceux-ci ont été recueillis, sauf avec le consentement requis ou en conformité avec le Droit applicable. La Société de fiducie Brightstone s’engage en outre à limiter la divulgation et l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes qui en ont besoin aux fins visées. La Société de fiducie Brightstone ne divulguera vos renseignements personnels à des tiers qu’aux fins indiquées ou implicites dans la présente Politique ou au moment de la collecte, avec votre consentement exprès ou autrement lorsque le Droit applicable l’exige ou l’autorise. Notamment, la Société de fiducie Brightstone pourrait partager les renseignements personnels avec des tiers de confiance pour :

• Impartir un ou plusieurs des services offerts par la Société de fiducie Brightstone;
• Établir, maintenir et gérer la relation entre vous et la Société de fiducie Brightstone (y compris la gestion d’un lien d’emploi entre vous et la Société de fiducie Brightstone et des obligations légales afférentes, selon le cas);
• Confirmer ou mettre à jour des renseignements fournis au préalable;
• L’envoi de courrier par la poste et de courriels afin de communiquer avec vous à titre d’employé ou de client de la Société de fiducie Brightstone, selon le cas. Il peut également s’agir de communications renfermant des informations sur les produits et services de la Société de fiducie Brightstone, des événements ou d’autres sujets importants, suivant une demande de votre part ou de votre consentement à recevoir des communications à cette fin;
• Assurer la prestation du service à la clientèle et des services en matière de marketing;
• Pour toute finalité signalée dans la présente Politique et toute autre finalité que la Société de fiducie Brightstone signalera, au plus tard au moment où les renseignements seront recueillis.

Conformément à sa Politique, la Société de fiducie Brightstone veillera à ce que les tiers avec qui elle fait affaires et à qui elle fournit des renseignements personnels ou confidentiels, garantissent eux aussi de façon au moins équivalente, que toutes les mesures techniques et organisationnelles assurant la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des renseignements qu’ils détiennent pour le compte de la Société de fiducie Brightstone ont été prises.

a. SOUS-TRAITANTS

Lorsque la Société de fiducie Brightstone impartit ou délègue le traitement de renseignements personnels à des tiers fournisseurs (des « Sous-traitants »), pour son compte, elle s’assure de le faire conformément au Droit applicable et, lorsqu’il s’applique, au RGPD.

En outre, lorsqu’un projet d’impartition comprend l’acquisition, le développement ou la refonte d’un système d’information ou d’une prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels par un Sous-traitant pour le compte de la Société de fiducie Brightstone, celle-ci procédera à une EFVP.

Le traitement de renseignements personnels par un Sous-traitant est sujet à un contrat écrit comprenant les mesures que le Sous-traitant doit prendre pour assurer:

• la protection du caractère confidentiel du renseignement personnel communiqué par la Société de fiducie Brightstone;
• que ce renseignement ne soit utilisé que dans le cadre de l’exécution du contrat;
• que le Sous-traitant ne conserve pas les renseignements personnels après l’expiration du contrat, à moins d’exigences légales ou réglementaires contraires qui lui sont applicables.

Les catégories de Sous-traitants sont les suivantes :

• Entités du Groupe financier Brightstone.
• Fournisseurs et prestataires de services : les fournisseurs de services d’infrastructure et de TI, les prestataires de services en finance, comptabilité et fiscalité, les auditeurs, les consultants qui fournissent à la Société de fiducie Brightstone un soutien en matière de marketing, et des prestataires ou des sites externes où la Société de fiducie Brightstone héberge des conférences, des événements ou d’autres réunions. Vos renseignements personnels sont uniquement transmis dans le but d’accomplir des tâches ou des fonctions spécifiques confiées par la Société de fiducie Brightstone à ces destinataires et selon les instructions de celle-ci. La Société de fiducie Brightstone exige de ces Sous-traitants qu’ils fournissent une sécurité raisonnable pour assurer la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont communiqués, y compris contre tout accès ou utilisation non autorisé de ces renseignements personnels, ainsi que contre la perte ou la suppression accidentelle de ces renseignements. En outre, l’accès aux données des clients est strictement limité et la confidentialité la plus stricte est appliquée à ces données dans le respect des règles professionnelles applicables à la Société de fiducie Brightstone et aux entités du Groupe financier Brightstone.
• Institutions financières : banques, banques dépositaires, fonds de placement, fonds d’investissements, gestionnaires de fonds. Les renseignements personnels sont uniquement transmis dans un but d’opérations bancaires, comptable et de paiements et/ou dans la mesure nécessaire à la fourniture de nos services à nos clients.

b. COMMUNICATIONS ET HÉBERGEMENT À L’INTERNATIONAL

Les renseignements personnels recueillis par la Société de fiducie Brightstone peuvent transiter par des serveurs à l’extérieur du Québec et du Canada, être transmis à une destination située à l’extérieur du Québec et du Canada et y être stockés. Ces renseignements peuvent également être traités par du personnel qui travaille à l’extérieur du Québec et du Canada et qui travaille pour la Société de fiducie Brightstone, ses partenaires ou ses fournisseurs. Veuillez noter que lorsque le traitement de renseignements personnels est imparti à une entreprise dans un autre pays, ces renseignements peuvent être mis à la disposition du gouvernement de ce pays ou de ses organismes en vertu d’une ordonnance légale rendue dans ledit pays. En transmettant des renseignements personnels, vous consentez aux activités de transfert, de stockage et de traitement décrites aux présentes.

Dans tous les cas, nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour assurer que vos renseignements personnels seront traités en toute sécurité et conformément à la présente politique et au Droit applicable.

À cet effet, tout transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec devra au préalable faire l’objet d’une EFVP par la Société de fiducie Brightstone, qui tient compte des facteurs suivants :

• la sensibilité des renseignements,
• la finalité de leur utilisation,
• les mesures de protection, y compris contractuelles, qui s’y appliqueront, et
• le régime juridique applicable dans l’État de réception, notamment les principes de protection des renseignements personnels qui y sont applicables.

6. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels sont conservés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs contrôlés par la Société de fiducie Brightstone dans ses bureaux de Montréal ou de Lausanne, ou dans les bureaux des fournisseurs de services de la Société de fiducie Brightstone, lesquels souscrivent également à des engagements à l’égard de la sécurité, de l’intégrité et de la confidentialité de l’information qui leur est confiée, tel qu’indiqué dans la présente Politique.

La Société de fiducie Brightstone conserve les renseignements personnels tant et aussi longtemps qu’elle en a raisonnablement besoin aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou en conformité avec le Droit applicable et sa Politique de gestion documentaire.

7. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Société de fiducie Brightstone utilise des mesures de sécurité administratives, technologiques, matérielles et organisationnelles correspondant au degré de sensibilité des renseignements personnels et dans tous les cas, requises au regard des circonstances, afin d’en protéger l’accès et de garantir leur sécurité, intégrité et confidentialité en tout temps.

Notamment, la Société de fiducie Brightstone a mis en place des politiques et des procédures pour protéger les renseignements personnels contre la perte, l’accès, les modifications ou la communication non autorisés. De plus, ses locaux sont sécurisés et la Société de fiducie Brightstone a mis en place des mesures de protection technologiques, tels que des logiciels de sécurité, des mots de passe et des pares-feux pour empêcher l’accès non autorisé aux ordinateurs. La Société de fiducie Brightstone utilise des technologies réseaux conformes aux normes de l’industrie ainsi que des systèmes de protection par mot de passe, et collabore avec des partenaires spécialisés en sécurité informatique afin de veiller à cette conformité et prévoir l’évolution de ces technologies.

Toutefois, même si la Société de fiducie Brightstone prend toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour s’assurer que les renseignements personnels soient traités en toute sécurité et conformément à la présente Politique, il n’existe aucun mode de transmission ou de conservation de l’information dont la sécurité est infaillible. Ainsi, la Société de fiducie Brightstone ne peut offrir aucune garantie de résultat à l’égard de la sécurité, confidentialité et intégrité des renseignements qu’elle a en sa possession. De même, elle ne peut entièrement garantir la sécurité et confidentialité des communications électroniques. En outre, dans la mesure où vos consentez à recevoir des communications électroniques de la Société de fiducie Brightstone, vous consentez également à ce qu’elles puissent être non chiffrées.

En cas d’incidents de confidentialité (tel que ce terme est défini par la LPRPSP), la Procédure d’intervention en cas d’incident de confidentialité sera appliquée.

8. ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sous réserve du Droit applicable, sur demande d’un particulier soumise par écrit conformément à la section 11, le Responsable PRP lui indiquera si la Société de fiducie Brightstone possède des renseignements personnels à son sujet et transmettra, selon le cas, un résumé de l’utilisation qui a été ou qui est faite des renseignements, communiquera au particulier l’identité des tiers à qui elle peut avoir communiqué des renseignements personnels le concernant et les fins auxquelles ces renseignements sont transmis au tiers, le cas échéant. Les exigences spécifiques prévues par le RGPD demeurent réservées.

Le Responsable PRP accusera réception de la demande par écrit et pourra demander une confirmation d’identité avant de fournir des renseignements. En principe, l’accès aux renseignements sera fourni gratuitement, mais, si la demande requiert une copie ou une transmission de documents, le Responsable PRP pourra exiger des frais raisonnables en informant du montant à l’avance et en donnant la possibilité de retirer la demande. Le Responsable PRP permettra l’accès aux renseignements dans les 30 jours suivant la réception de la demande ou fournira un avis écrit avisant qu’un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à la demande.

La Société de fiducie Brightstone peut refuser l’accès à ses renseignements conformément au Droit applicable, auquel cas la Société de fiducie Brightstone vous en avisera par écrit, vous fournira des explications sur la motivation de son refus et vous indiquera les autres mesures disponibles.

Nonobstant ce qui précède, pour les employés de la Société de fiducie Brightstone, l’accès au dossier se fera conformément à la procédure décrite dans le Manuel de l’employé qui a été remis lors de l’embauche.

9. EXACTITUDE, MISE À JOUR ET DEMANDES DE RECTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Société de fiducie Brightstone déploie des efforts raisonnables pour veiller à ce que les renseignements personnels recueillis soient aussi exacts et complets que l’exigent les fins auxquelles ceux-ci sont utilisés.

Dans l’hypothèse où les renseignements que vous nous avez fournis viendraient à changer, ou que vous constatez une inexactitude dans le cadre du processus d’accès prévu à la section 9, veuillez communiquer avec le Responsable PRP conformément à la section 11 (ou conformément à la procédure décrite dans le Manuel de l’employé si vous êtes un employé).

Lorsque le RGPD s’applique au traitement effectué par la Société de fiducie Brightstone de vos renseignements personnels, vous bénéficiez des droits spécifiques suivants : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement, droit à la limitation du traitement, droit d’opposition, droit à la portabilité des données, droit d’introduire une réclamation à l’autorité compétente.

10. MODIFICATIONS ET MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

Dans le cas où la Société de fiducie Brightstone modifie la présente Politique, elle affichera les changements sur le site Internet du Groupe financier Brightstone (brightstonefinancial.ca) et en avisera par écrit ses employés et ses clients. En continuant de fournir vos renseignements personnels, ou d’utiliser les services de la Société de fiducie Brightstone ou le site Internet, vous consentez à la Politique dans sa version alors en vigueur.

La Politique sera revue périodiquement afin de s’assurer qu’elle demeure conforme au Droit applicable et qu’elle soit toujours exercée dans le meilleur intérêt de la Société de fiducie Brightstone, de ses employés et de ses clients.

11. NOS COORDONNÉES ET REPRÉSENTANTS

Pour toute question concernant la présente Politique ou les pratiques de gestion des renseignements personnels de la Société de fiducie Brightstone, pour accéder ou faire rectifier des renseignements personnels, pour modifier ou retirer tout consentement concernant l’utilisation ou la communication de renseignements personnels, pour ne plus recevoir de communication électronique de notre part, pour déposer une plainte, ou pour tout autre exercice de vos droit en matière de protection des renseignement personnels et de la vie privée, veuillez communiquer par écrit avec notre Responsable PRP à l’adresse suivante : dataprotection@brightstonefinancial.ca.